Copilot de Microsoft y el Reglamento de IA: ¿su empresa está expuesta?
Microsoft 365 Copilot está integrado en las herramientas de miles de empresas francesas. Sin embargo, su uso conlleva obligaciones bajo el Reglamento de IA, que varían según el caso de uso. Descubra qué debe verificar ahora mismo.
Por qué Copilot le expone al Reglamento de IA
Microsoft 365 Copilot es una herramienta de IA generativa integrada en Word, Excel o Outlook. Su implementación en su empresa la sitúa automáticamente bajo el régimen del Reglamento de IA.
El Reglamento de IA distingue dos roles: el proveedor (Microsoft) y el responsable del despliegue (su empresa). Como responsable del despliegue, usted es responsable de la conformidad del uso que hace de Copilot. Esto incluye la clasificación del riesgo, la documentación y la supervisión humana, incluso si Microsoft proporciona el modelo subyacente.
El artículo 26 del Reglamento de IA establece que el responsable del despliegue debe garantizar que el sistema se utilice conforme a su destino inicial. Si desvía Copilot para decisiones de RRHH o financieras, usted asume la responsabilidad de la conformidad de ese uso específico.
Qué cubre Microsoft y qué debe gestionar su empresa
Microsoft, como proveedor del modelo GPAI (GPT-4), debe cumplir con los artículos 51 a 56 del Reglamento de IA. Sin embargo, esto no cubre sus usos internos.
- Conformidad del modelo GPAI (artículos 51-56)
- Documentación técnica y transparencia (Informe de Transparencia en IA)
- Gestión de riesgos sistémicos
- Clasificación del riesgo según el uso (artículo 6)
- Documentación de los procesos internos (artículo 26)
- Supervisión humana y formación de usuarios
- Transparencia hacia terceros afectados (artículo 50)
Microsoft publica una documentación de conformidad con el Reglamento de IA para sus servicios. Esta documentación es útil, pero no reemplaza su propia evaluación de riesgos relacionados con sus usos específicos.
Sus obligaciones según el uso de Copilot
Las obligaciones varían según si Copilot se utiliza para productividad general o para decisiones sensibles.
1. Uso estándar (productividad, redacción, investigación)
En este caso, Copilot probablemente se clasifica como de riesgo limitado (artículo 50). Sus obligaciones son ligeras, pero reales:
- Informar a los usuarios de que Copilot es un sistema de IA.
- Documentar los casos de uso internos (ej.: generación de actas).
- Formar a los empleados en su uso responsable (ej.: no compartir datos sensibles).
- Verificar que los outputs no afecten a terceros sin transparencia (ej.: correos electrónicos generados automáticamente).
2. Uso sensible (decisiones de RRHH, crédito, evaluación de desempeño)
Si Copilot se utiliza para decisiones automatizadas en los ámbitos listados en el Anexo III del Reglamento de IA, puede clasificarse como de alto riesgo. Sus obligaciones se vuelven estrictas:
- Evaluación de riesgos antes de la introducción en el mercado (artículo 9).
- Documentación técnica detallada (artículo 11).
- Supervisión humana obligatoria (artículo 14).
- Registro de actividades (artículo 12).
- Información clara a las personas afectadas (artículo 13).
« Una empresa que utiliza Copilot para filtrar currículums o evaluar solicitudes de préstamo se convierte, de facto, en proveedora de un sistema de alto riesgo, aunque no haya desarrollado el modelo. »
Casos prácticos donde Copilot se convierte en alto riesgo
A continuación, ejemplos concretos donde el uso de Copilot puede pasar a la categoría de alto riesgo.
1. Reclutamiento y gestión de recursos humanos
Si Copilot se utiliza para:
- Filtrar o preseleccionar currículums.
- Generar evaluaciones de desempeño.
- Proponer promociones o aumentos.
Estos usos corresponden al Anexo III, punto 4 del Reglamento de IA (gestión de las relaciones laborales). Debe aplicar entonces las obligaciones de los sistemas de alto riesgo, aunque Copilot no haya sido diseñado para ello.
2. Crédito y scoring financiero
Si Copilot se utiliza para:
- Analizar solicitudes de préstamo o crédito.
- Evaluar la solvencia de un cliente.
- Proponer condiciones tarifarias personalizadas.
Estos usos corresponden al Anexo III, punto 5 (acceso a servicios esenciales). En este caso, también se aplican las obligaciones de alto riesgo.
3. Salud y seguros
Si Copilot se utiliza para:
- Analizar historiales médicos (incluso parcialmente).
- Proponer tarifas de seguros personalizadas.
Estos usos corresponden al Anexo III, puntos 1 y 6. Se consideran de alto riesgo y requieren una conformidad estricta.
Alojamiento de datos: qué dice Microsoft
Microsoft ofrece desde 2023 la opción EU Data Boundary, que permite almacenar los datos de clientes europeos exclusivamente en centros de datos ubicados en la UE.
Para Copilot, esto significa:
- Los datos procesados por Copilot (documentos, correos electrónicos, prompts) permanecen en la UE.
- Esto facilita el cumplimiento del RGPD, pero no exime de las obligaciones del Reglamento de IA.
- Verifique su contrato de Microsoft 365 para confirmar la activación de esta opción.
La Oficina de IA recuerda que el alojamiento de datos en la UE es un criterio importante, pero no suficiente para garantizar el cumplimiento total del Reglamento de IA.
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Preguntas frecuentes
Respuestas a las preguntas más comunes sobre Copilot y el Reglamento de IA.
Microsoft es responsable como proveedor del modelo GPAI (artículos 51-56). No obstante, su empresa sigue siendo responsable del uso que hace de Copilot, especialmente si ese uso se clasifica como de alto riesgo (artículo 26).
Consulte el Anexo III del Reglamento de IA. Si Copilot se utiliza para decisiones en los ámbitos listados (RRHH, crédito, salud, etc.), probablemente sea de alto riesgo. Se recomienda un diagnóstico preciso.
Sí. El artículo 4 del Reglamento de IA exige que los usuarios dominen la IA (AI literacy). Esto incluye formación sobre los límites de Copilot, los riesgos de sesgos y las buenas prácticas para evitar usos no conformes.
Debe aplicar las obligaciones de los sistemas de alto riesgo (artículos 9 a 15): evaluación de riesgos, documentación técnica, supervisión humana, registro de actividades e información a las personas afectadas. Se recomienda encarecidamente una auditoría de conformidad.
EU Data Boundary facilita el cumplimiento del RGPD al limitar la transferencia de datos fuera de la UE. Sin embargo, no cubre todos los aspectos del RGPD (ej.: derecho de acceso, rectificación) ni las obligaciones específicas del Reglamento de IA. Se requiere una verificación completa.
Depende de la finalidad. Si el análisis sirve para decisiones automatizadas (ej.: scoring crediticio), puede ser de alto riesgo. En cualquier caso, debe informar a los clientes y documentar el uso (artículo 50). Evite procesar datos sensibles sin un análisis previo.
Las sanciones pueden ascender hasta 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocios mundial (artículo 99). Para las PYMES, las multas están limitadas a 15 millones de euros o el 3 % del volumen de negocios. Las autoridades de regulación (como la AEPD en España) también pueden imponer medidas correctivas.